| "Resultaat voorop dus mens centraal" |
|
Synopsis In deze tijd van hoog werktempo, een toenemende stroom aan informatie, complexiteit, eisen die in het werk aan mensen worden gesteld, stress en werkdruk, hebben mensen werkzaam in kantoororganisaties behoefte aan heldere uitgangspunten, structuren en werkafspraken om werkdruk in de hand te houden, blijvend met plezier en voldoening te kunnen werken en toch de gewenste resultaten te realiseren. Zowel op persoonlijk niveau, op afdelingsniveau als op organisatieniveau.
Uniek management- en kwaliteitssysteemOm aan deze behoefte te voldoen is door Gery Groen van Impulsus uit Leiden een visie, methodiek en een kwaliteitsnorm ontwikkeld voor systematisch, bewust en effectief werken met persoonlijke werksystemen in een professionele kantooromgeving, waardoor zichtbaar en toetsbaar wordt in hoeverre mensen de grondregels en waarden die bij bewust en effectief werken horen, kennen en toepassen en in hoeverre er verbinding is tussen persoonlijke belangen en organisatiebelangen. Dit CiEP-Managementsysteem is ontwikkeld om organisatiebreed het gebruik van persoonlijke werksystemen en het continu realiseren van transparantie, toegankelijkheid, regie en balans te borgen en te verbeteren, teneinde het behalen van gewenste persoonlijke en organisatieresultaten continu te ondersteunen en te faciliteren en knelpunten en ontwikkelpunten zichtbaar te maken.
Kantoororganisaties lopen nog achterEen managementsysteem specifiek voor kantoororganisaties is geen overbodige luxe. Met name na de Tweede Wereldoorlog is het aantal overheidsorganisaties, maar ook de zakelijke dienstverlening sterk gegroeid. Maar in tegenstelling tot productiebedrijven waarin sterk de nadruk op logistiek, kwaliteit en beheerssystemen is komen te liggen, heeft de gemiddelde kantoororganisatie als het gaat om effectief en efficiënt management nog een hele slag te maken. En daar komt ook nog eens bij dat we ook niet op school hebben geleerd hoe we onszelf en ons kantoorwerk effectief kunnen managen. We hebben niet geleerd een persoonlijk managementsysteem te hanteren. Deze behoeften zijn alleen maar groter geworden door de toenemende druk die de informatisering van het werk met zich meebracht en brengt en de daarmee gepaardgaande druk vanuit de maatschappij en de klanten die op deze organisaties wordt gelegd. De gevolgen daarvan zijn zichtbaar, want met name in kantooromgevingen zijn managers en medewerkers uit balans. Overwerk is in vele organisaties gewoon geworden. Tijd voor zaken als sport, hobby's of een "toptijd met de levenspartner" is er amper en dan te bedenken dat het werktempo gemiddeld gezien jaarlijks ook nog eens met 1,5 % toeneemt. Veel mensen ervaren dan ook een permanente zware werkdruk. Om de gevolgen daarvan in beeld te brengen wat actuele illustratieve cijfers:* 1 op 10 werkenden raakt in een burnout-situatie * Veertig procent van het ziekteverzuim vindt zijn oorzaak in een te hoge werkdruk * 300.000 mensen zijn arbeidsongeschikt door werkgerelateerde ziekteverschijnselen * Kosten van reïntegratie bedragen twee jaarsalarissen per individu Geen greep op het werkKantooromgevingen zijn het specifieke werkterrein van Gery Groen en haar coaches en dus doet men daar bij Impulsus permanent onderzoek naar. Belangrijkste knelpunt bij kantoorpersoneel is het permanente gevoel dat men geen greep op het werk heeft. Uit permanent onderzoek van Impulsus bij duizenden kantoormedewerkers komt naar voren dat ruim 50% zegt dat ze te weinig tijd hebben voor zichzelf om hun werk gedaan te krijgen. 35% zegt deadlines niet altijd te halen, terwijl een vergelijkbaar percentage aangeeft afspraken niet altijd na te komen. Ruim 30 % geeft aan dat de duidelijkheid van afspraken vaak te wensen over laat en 50% van alle deelnemers zegt vaak iets anders te doen dan hij/zij van plan was. 47% geeft aan werkachterstand te hebben en 48% geeft aan het werk mentaal en emotioneel mee naar huis te nemen.Deze gegevens zijn zorgwekkend, maar toch wordt er relatief weinig aan gedaan. Blijkbaar gaat het ons nog te goed en hebben we er als collectief nog te weinig last van. De acceptatiegraad en de gewenning zijn groot; een krachtige drijfveer om hier op landelijk niveau, in branches of op organisatorisch niveau aan te werken om een andere werksituatie te creëren ontbreekt nog. De ervaring van Gery Groen in organisaties is helaas dat managers er -(ondanks het afbreukrisico van een slechtere dienstverlening, hogere kosten, een hoog ziekteverzuim en een alarmerend aantal burnout-gevallen) vaak mee hebben leren leven. De waan van de dag en de angst om te falen regeert. Zowel bij het management als bij de medewerkers. Uit bovenstaande cijfers spreekt de onmacht van het management van kantoororganisaties om aan de werkprocessen en aan de randvoorwaarden voor effectieve zelfsturing in een kantooromgeving adequaat vorm te kunnen geven. Leidinggevenden zijn relatief vaak de weg kwijt als het gaat om het inzichtelijk maken van oorzaken van knelpunten in hun organisatie. Nu moet ook worden gezegd dat er weinig of geen integrale managementmodellen of systemen zijn die managers in complexe kantoorwerksituaties actief in staat stellen om de brug te slaan tussen mens en organisatie, tussen werk, thuis en zelf, tussen cultuur, structuur en resultaten. Management op basis van de CiEP-methodiek en de daarop gebaseerde kwaliteitsnorm CMS Standard vullen die lacune op. CiEP als persoonlijk managementinstrumentGery Groen: Mijn jarenlange ervaring als "coach-on-the-job" bij bedrijven en instellingen heeft mij er toe gebracht om de CiEP-methodiek voor effectieve organisatiesturing en zelfsturing in kantoororganisaties te ontwikkelen. En dat is nodig ook. Mensen hebben werkroutines ontwikkeld zonder dat er bewuste keuzes aan ten grondslag liggen. Vaak werken deze routines alleen maar verstorend, maar er is niemand die zegt dat het anders kan. Voor een individu kan een bepaalde manier van werken misschien goed zijn en maken stapels op een bureau niets uit, maar voor mensen in teamverband is het feitelijk heel omslachtig als iedereen zijn eigen werkmethode heeft. Wie herkent niet de stapels op bureaus van collega's, waarin eindeloos gezocht moet worden op het moment dat de collega ziek is. Vrijwel niemand heeft overzicht.CiEP, wat staat voor "wat werkt in werken", stelt mensen in staat om zichzelf in combinatie met hun werkplek tot een effectieve medewerker te ontwikkelen. Iedereen kan werken, maar er zijn er maar weinig die het ooit hebben geleerd. We hebben in de afgelopen 15 jaar zoveel mensen op hun eigen werkplek getraind en gecoacht in het leren kennen en toepassen van de door ons ontwikkelde CiEP-principes, dat daaruit een standaard is ontstaan voor wat er nodig is om een werkomgeving te scheppen die werkt. CiEP maakt het mensen mogelijk om hun persoonlijke managementsysteem inclusief bijbehorend gedrag en communicatie te ontwikkelen, waarmee ze richting aan hun werk kunnen geven, de regie in hun werkzaamheden kunnen nemen en behouden om uiteindelijk meetbaar, zichtbaar en voelbaar resultaten te boeken, waar ze blij en trots van worden. Mits consequent toegepast kan werken met CiEP mensen 10 tot 20% tijdswinst opleveren. De CiEP-methodiek in werken heeft zich al vele jaren op individueel niveau bij duizenden mensen in honderden organisaties bewezen. Deze ervaringen hebben mij ertoe gebracht om de uitgangspunten van CiEP ook vanuit het perspectief van leidinggeven beschikbaar te maken en daar sturingscriteria voor te ontwikkelen. CiEP als managementinstrumentDe CiEP-criteria die van toepassing zijn op het persoonlijk niveau, zijn ook van toepassing op organisatieniveau. CiEP als managementinstrument stelt managers van kantoororganisaties in staat om de effectiviteit van de sturing van zichzelf, hun medewerkers die werken op basis van de CiEP-principes en het werkproces van hun afdeling(en) integraal en duurzaam te optimaliseren. Bij het hanteren van CiEP op managementniveau creëert men een basis, een objectieve indicator die maakt dat werkvoorraden beheersbaar worden, afwijkingen eerder worden geconstateerd, het kwaliteitsbewustzijn en de zelfreflectie groter worden en crises kunnen worden voorkomen. Managers zijn dan met de wortels, de essentie van hun onderneming bezig. En vanuit die basis kunnen managers een bewust gekozen cultuur en structuur tot stand brengen waarbij verankering van de uitgangspunten in een op de CiEP-principes gebaseerd managementsysteem de structuur biedt voor duidelijkheid, continuïteit en constante sturing en bijsturing. De principes van CiEP bieden het management een leidraad om organisatiebreed het gebruik van persoonlijke werksystemen te borgen en te verbeteren. Vanuit hier kan gekozen worden om een totaal managementsysteem te ontwikkelen, waarbij er binnen de organisatie niet alleen samenhang is tussen de persoonlijke werksystemen, maar ook congruentie en duurzaamheid in gedrag en communicatie in relatie tot organisatievisie, -structuur en afspraken en het continu realiseren van transparantie, toegankelijkheid, regie en balans.Wat is de winst van een CiEP-managementsysteem?Het invoeren van CiEP als managementsysteem op basis van de CMS Standard is gericht op:
Werken op basis van CiEP en de CMS Standard levert managers en medewerkers gewenste meetbare, zichtbare en voelbare resultaten op: Meetbaar: in- en externe klanttevredenheid congruent is, resultaatgericht wordt gewerkt en gestuurd, productiviteit toeneemt, het aantal fouten en klachten vermindert, werkdruk afneemt, ziekteverzuim afneemt, personeelsverloop vermindert Zichtbaar: er integriteit is in (persoonlijke) werksystemen, er transparantie, doorstroming, overdraagbaarheid en toegankelijkheid is van informatie, werkvoorraad zichtbaar is, mensen met regie en plezier werken en energiek, voldaan en opgeruimd naar huis gaan Voelbaar: persoonlijke doelstellingen worden vastgesteld en gehaald op basis van een gezonde verhouding tussen werk-thuis-zelf, plezier en voldoening in werken ervaren wordt, werkdruk hanteerbaar is. Ook manager zelf dient te participerenGery Groen noemt in haar boek ook als bijzonder relevant aspect dat met het consequent hanteren van de CiEP-principes in een organisatie ook de managers geacht worden volledig te participeren in het CiEP-managementsysteem. Managers kunnen nogal eens de neiging hebben om zichzelf aan de gemaakt werkafspraken te onttrekken en te stellen dat het systeem alleen voor de medewerkers goed is, maar dat is bij een goed doorgevoerde CMS Standard eigenlijk onmogelijk. Sterker nog: het welslagen van de invoering en het vasthouden aan de nieuwe werkmethodiek is sterk afhankelijk van de betrokkenheid van de manager zelf. Managers kunnen dus niet meer buiten schot blijven.Ook certificering mogelijkWanneer bedrijven en organisaties gekozen hebben om een CiEP-managementsysteem op basis van de CMS Standard te ontwikkelen kunnen zij ook gecertificeerd worden op basis van de CMS Standard om zo de samenhang tussen mensen, kwaliteit en resultaten krachtig te kunnen borgen. In afwijking van bestaande kwaliteitsnormen als bijvoorbeeld de ISO-9000 norm stelt de CMS Standard het menselijk functioneren in relatie tot wat de intenties en afspraken zijn, centraal. In het boek worden een tweetal cases besproken.Veel praktijkmateriaalGery Groen en haar collega's hebben in de afgelopen 15 jaar in honderden bedrijven en overheidsinstanties in Nederland en België tienduizenden medewerkers en managers begeleid bij het leren "CiEPen" de lijst prominente opdrachtgevers is schier eindeloos. In het boek "Het duurzaam effectief sturing geven aan kantoororganisaties" vindt u de ervaringen van de coaches en de klanten terug. De lezers treffen een groot aantal cases aan waaraan zij kennis, inzicht en inspiratie kunnen ontlenen. Bijvoorbeeld van ziektekostenverzekeraar CZ en het Rotterdamse Carbon Black, maar ook van de CMS-gecertificeerde accountantsorganisatie Kwestro Faas Slobbe en het Belgische Xerius Kinderbijslagfonds.
Kijkend naar de toekomst concludeert Gery Groen in haar boek dat er een steeds groter appèl op het persoonlijk leiderschap van managers, medewerkers en professionals zal worden gedaan. Zij zullen zich alleen in de nieuwe zakelijke omgeving kunnen handhaven als zij bereid zijn om naar zichzelf te kijken, zichzelf te evalueren en aan zichzelf te werken, als mens en als functionaris. Om dit persoonlijk meesterschap in werken optimaal in organisatorisch verband te kunnen laten zijn en zien is het nodig dat bedrijven daarvoor systematisch randvoorwaarden scheppen. Zo zal de vraag naar managementinstrumenten als CiEP en de CMS Standard de komende jaren alleen maar groeien. Door toenemende krapte op de arbeidsmarkt zal het belang van effectieve sturing teneinde een werkomgeving te scheppen waar mensen in verbinding en partnerschap kunnen werken aan het realiseren van inspirerende kwaliteit en resultaten steeds groter worden. Kwaliteit trekt immers kwaliteit aan. |
De opvolger van het succesvolle 'CiEP, de nieuwe norm in werken' zet de randvoorwaarden voor effectieve sturing en de onderliggende gedragspatronen en communicatie van managers centraal.
